Verzuim is iets waar geen enkele organisatie aan ontkomt. Uit cijfers van het CBS blijkt dat het ziekteverzuim in het laatste kwartaal van 2022 opnieuw hoger lag dan een jaar eerder. Verzuim kan verschillende oorzaken hebben, zoals ziekte, privéomstandigheden of werkdruk. Verzuim heeft niet alleen impact op de gezondheid en het welzijn van werknemers, maar ook op de productiviteit en het financiële resultaat van de organisatie. Daarom is het belangrijk om aandacht te besteden aan verzuimpreventie.
Inhoud
Wat is verzuimpreventie en waarom is het van belang?
Verzuimpreventie is het voorkomen van ziekteverzuim binnen een organisatie. Dat doe je door een gezonde werkomgeving te creëren, zowel fysiek als mentaal.
Een actief beleid op preventie van verzuim kan je organisatie veel voordelen opleveren. Ten eerste draagt het bij aan een gezondere werkomgeving en een hoger welzijn van werknemers. Dit kan resulteren in een hogere mate van betrokkenheid en productiviteit bij werknemers. Medewerkers voelen zich meer gesteund door de organisatie en hun werkplek. Daarnaast kan een actief beleid op verzuimpreventie helpen om verzuimkosten te verminderen.
Aandacht voor vitaliteit en een gezonde werkomgeving kan ook het bedrijfsimago positief beïnvloeden waardoor het aantrekkelijker wordt voor potentiële werknemers om voor jouw organisatie te kiezen.
Een actief beleid op verzuimpreventie heeft dus een positief effect op meerdere vlakken.
Wat is de rol van HR en de leidinggevende bij verzuimpreventie?
Zowel leidinggevenden als HR hebben een belangrijke rol bij het voorkomen en managen van ziekteverzuim. Denk aan:
- het opstellen en uitvoeren van een preventief verzuimbeleid,
- het begeleiden van werknemers bij verzuim en re-integratie,
- en het bevorderen van een gezonde, veilige en positieve werkomgeving en het bieden van ontwikkelingsmogelijkheden.
Toch zijn er ook verschillen in de rollen die HR of een leidinggevende spelen bij preventief verzuim. Een leidinggevende heeft meer direct contact met werknemers en kan daardoor veel betekenen in de uitvoering van de verzuimpreventie. Leidinggevenden kunnen zorgen voor een positieve werkomgeving, waarin werknemers zich veilig en gewaardeerd voelen. Ook kunnen zij de werkdruk en de taken van werknemers goed in kaart brengen en deze waar nodig aanpassen. Daarnaast kunnen leidinggevenden signalen van verzuim vroegtijdig opmerken en daarop inspelen door bijvoorbeeld in gesprek te gaan met de betreffende werknemer. Ten slotte spelen leidinggevenden een belangrijke rol in het uitdragen van de cultuur en hebben ze een belangrijke voorbeeldrol.
HR ondersteunt op meer strategisch niveau zoals met een preventief verzuimbeleid. Vergeet daarbij ook niet het monitoren van verzuimcijfers en het opstellen van rapportages om de uitvoering van het verzuimbeleid te kunnen bijsturen. Als HR-professional heb je een adviserende en voorlichtende rol richting leidinggevenden, Dat kan op individueel niveau zijn, maar je kunt ook workshops en trainingen organiseren over verzuimpreventie.
Als leidinggevenden en HR samenwerken en elkaars expertise benutten, is verzuimpreventie het meest effectief.
Verzuim voorkomen, praktische tips voor de HRM-er
Er zijn verschillende manieren om verzuim binnen jouw organisatie te voorkomen. Hieronder vind je een aantal praktische tips:
- Promoot een gezonde levensstijl
Een van de meest effectieve manieren om ziekteverzuim op de werkvloer te voorkomen, is het promoten van een gezonde levensstijl onder werknemers. Je biedt werknemers tools en middelen voor een gezonde levensstijl, zoals een sportschoolabonnement, een cursus over gezond eten of een training over omgaan met stress. Dit zijn geen quick fixes maar deze middelen zullen op de langere termijn leiden tot minder ziekteverzuim en bijdragen aan een positief werkgeversimago.
- Bied flexibiliteit
Een andere effectieve strategie voor het verminderen van ziekteverzuim op de werkvloer is het bieden van flexibiliteit. Dit kan bijvoorbeeld inhouden dat werknemers de mogelijkheid hebben om thuis te werken of hun werkuren aan te passen aan hun persoonlijke omstandigheden. Als werknemers meer controle hebben over hun werkuren en -omgeving, kan dit bijdragen aan een betere werk-privébalans wat weer kan leiden tot minder stress en ziekteverzuim.
- Creëer een positieve werkomgeving
Een positieve werkomgeving houdt in dat er een open communicatie en transparantie is tussen werknemers en management. Dat er mogelijkheden zijn voor persoonlijke ontwikkeling en dat een goede werk-privébalans wordt gestimuleerd. Een omgeving waarin werknemers zich gewaardeerd en betrokken voelen heeft een positieve invloed op verzuim.
- Investeer in veiligheid en ergonomie
Veiligheid op de werkplek is van essentieel belang voor het verminderen van ziekteverzuim als gevolg van letsel. Investeer in trainingen en veiligheidsvoorzieningen om de fysieke veiligheid van werknemers te waarborgen. Ook ergonomische voorzieningen, zoals ergonomische bureaustoelen en -tafels, kunnen bijdragen aan het verminderen van werkgerelateerde blessures en ziekten.
- Train managers en leidinggevenden
Het is belangrijk dat managers en leidinggevenden getraind worden in het omgaan met ziekteverzuim onder werknemers. Dit kan inhouden dat zij leren hoe zij signalen van burn-out en stress kunnen herkennen en hoe zij werknemers kunnen ondersteunen bij het vinden van oplossingen.
Hoe stel je een preventief verzuimbeleid op, wat staat daar in?
Een preventief verzuimbeleid betekenteen plan van aanpak gericht op het voorkomen en verminderen van verzuim binnen jouw organisatie. Maar hoe stel je zo’n beleid op? Hieronder vind je enkele belangrijke stappen die je kunt nemen om een effectief preventief verzuimbeleid op te stellen.
Stap 1: Analyseer de verzuimcijfers en -oorzaken binnen je organisatie. Als je weet waarom werknemers verzuimen, kun je gerichte maatregelen nemen om verzuim te voorkomen. Analyseer bijvoorbeeld welke afdelingen of functies een hoog verzuim hebben en wat de oorzaken hiervan zijn. Is er bijvoorbeeld sprake van te hoge werkdruk of onvoldoende ontwikkelingsmogelijkheden? Ga ook in gesprek met je arbodienst: welke trends signaleert jouw arbodienst?
Stap 2: Stel doelen op voor het verlagen van het verzuimpercentage en het verminderen van de verzuimduur. Met concrete doelen kun je het preventief verzuimbeleid gerichter inzetten en monitoren of de maatregelen effectief zijn.
Stap 3: Formuleer maatregelen om verzuim te voorkomen en te verminderen. Denk hierbij aan het creëren van een gezonde en veilige werkomgeving, het bieden van voldoende ontwikkelingsmogelijkheden en het voeren van preventieve verzuimgesprekken. Maar ook aan het aanbieden van gezondheidschecks, sportactiviteiten en het bieden van psychologische ondersteuning. Draagvlak creëren is daarbij van cruciaal belang want maatregelen werken pas goed als er draagvlak is.
Stap 4: Maak het beleid bekend onder alle werknemers en zorg voor draagvlak. Een preventief verzuimbeleid werkt alleen als alle werknemers op de hoogte zijn van de maatregelen en deze ook naleven. Zorg dus voor voldoende communicatie en voorlichting over het beleid en betrek werknemers bij de uitvoering ervan. Neem medewerkers mee in jouw visie op inzetbaarheid.
Stap 5: Monitor en evalueer regelmatig het preventief verzuimbeleid. Door het monitoren van verzuimcijfers en het evalueren van de genomen maatregelen, kun je bepalen of het beleid effectief is en waar eventueel bijgestuurd moet worden. Zorg daarom voor een goede registratie en analyse van verzuimcijfers en betrek werknemers bij de evaluatie van het beleid.
Kortom, het opstellen van een preventief verzuimbeleid vraagt om een gerichte aanpak en betrokkenheid van alle betrokken partijen binnen de organisatie. Door deze stappen te volgen, kun je effectief werken aan het voorkomen en verminderen van ziekteverzuim binnen jouw organisatie.
Hoe voer je als leidinggevende een preventief verzuimgesprek?
Een preventief verzuimgesprek is een gesprek tussen de leidinggevende en de werknemer om verzuim te voorkomen. Dit gesprek kan plaatsvinden als een werknemer bijvoorbeeld vaak ziek is of als er signalen zijn dat een werknemer mogelijk verzuimt in de toekomst. Het doel van het gesprek is om samen te zoeken naar oplossingen om verzuim te voorkomen. Tijdens het gesprek kan er bijvoorbeeld besproken worden of de werkdruk te hoog is of dat er problemen zijn in de privésituatie van de werknemer. Het is belangrijk om tijdens het gesprek te luisteren naar de werknemer en samen op zoek te gaan naar oplossingen.
Een preventief verzuimgesprek kan helpen om verzuim te voorkomen en tijdig actie te ondernemen wanneer er sprake is van dreigend verzuim. Maar hoe voer je nu zo’n gesprek en wat mag je wel en niet vragen?
- Tips voor het voeren van een preventief verzuimgesprek:
- Neem de tijd en zorg voor een rustige en vertrouwelijke omgeving.
- Geef aan dat het doel van het gesprek is om samen te kijken naar de oorzaken van eventueel verzuim en om te bespreken wat er nodig is om dit te voorkomen.
- Stel open vragen en luister actief naar de antwoorden van de werknemer. Bijvoorbeeld: “Hoe gaat het met je?” of “Welke ondersteuning heb je nodig?”
- Maak samen afspraken over hoe eventuele problemen kunnen worden opgelost.
- Leg de afspraken vast en maak duidelijk wat de vervolgstappen zijn.
Verzuimpreventie is belangrijk voor de gezondheid en het welzijn van werknemers en voor de productiviteit en het financiële resultaat van de organisatie. Als leidinggevende of HR-medewerker kun je verschillende maatregelen treffen om verzuim binnen jouw organisatie te voorkomen. Zo is het belangrijk om te zorgen voor een gezonde werkomgeving, een goede werk-privébalans en voldoende ontwikkelingsmogelijkheden. Ook is het van belang om een preventief verzuimbeleid op te stellen en regelmatig te evalueren. Tot slot is het voeren van preventieve verzuimgesprekken een effectieve manier om verzuim te voorkomen.
Een cursus volgen?
Wil je als leidinggevende of HR-medewerker meer leren over verzuimpreventie? Dan is de cursus Duurzame inzetbaarheid en vitaliteit een aanrader. In deze cursus krijg je concrete handvatten om de inzetbaarheid en vitaliteit in jouw organisatie te verhogen. Ook leer je hoe je het werkplezier van medewerkers kunt vergroten en tegelijkertijd de verzuimkosten en arbeidsongeschiktheid terugdringt.
Wil je daarnaast meer weten over verzuimbegeleiding? Dan is de cursus Casemanagement bij verzuim en re-integratie iets voor jou. Na het volgen van deze cursus weet je hoe je het verzuimbeleid binnen je organisatie kunt vormgeven. Op basis van relevante wet- en regelgeving, maar ook vanuit menselijk oogpunt.
Twijfel je over de juiste studiekeuze? Neem dan contact met onze studieadviseurs, zij geven je graag een vrijblijvend advies. Stuur een mail naar advies@imkopleidingen.nl of bel 0172 – 42 34 56.
De meest gestelde vragen over verzuimpreventie beantwoord:
Hoe vaak moet je een verzuimpreventiegesprek voeren?
Er is geen advies over de frequentie van een verzuimpreventiegesprek. Je voert een verzuimpreventiegesprek als je signalen hebt dat een medewerker zou kunnen uitvallen. Je merkt bijvoorbeeld dat iemand minder opgewekt is of minder gemotiveerd. Net even wat vaker te laat is of zich een paar keer heeft ziekgemeld (vaak een dagje of zo). Eigenlijk op het moment dat je merkt dat het gedrag van een medewerker afwijkt, is het goed om in gesprek te gaan.
Is een verzuimprotocol hetzelfde als een verzuimpreventiebeleid?
In een verzuimprotocol staat wat er moet gebeuren als een medewerker ziek is. Bijvoorbeeld op welke manier je je je moet ziekmelden en bij wie en wat er gebeurt als je langdurig ziek bent. Een verzuimpreventiebeleid gaat over het voorkomen van ziekteverzuim dus daar staat in welke maatregelen de organisatie neemt om een gezonde werkomgeving te creëren.
Is er een training over verzuimpreventie?
Verzuim en verzuimpreventie zijn belangrijke onderwerpen. Om meer grip te krijgen op verzuim kun je de cursus Duurzame inzetbaarheid en vitaliteit Duurzame inzetbaarheid en vitaliteit of de cursus Casemanagement bij verzuim en re-integratie volgen. Beide cursussen geven handvaten hoe je verzuim kunt voorkomen en begeleiden als leidinggevende of HR-professional.
