Jezelf voorstellen in een werksituatie. De een draait zijn hand er niet voor om, de ander hoopt dat hij wordt overgeslagen. Sowieso is het voor de meeste een energievreter, want het duurt vaak lang en is saai. Geen lekkere start, maar dat is na het lezen van dit artikel wel anders!
Inhoud
Waarom hebben veel mensen moeite met het voorstelrondje?
Of je nu net begint aan een nieuwe baan, een belangrijke vergadering hebt, of een projectteam samenstelt, er is bijna altijd een moment waarop iemand zegt: ”Laten we even beginnen met een voorstelrondje.”
Waarom kunnen voorstelrondjes zo ongemakkelijk zijn?
- Sociale druk en zenuwen: veel mensen voelen zich ongemakkelijk wanneer ze in een groep moeten spreken, zelfs al is het maar kort. De angst om beoordeeld te worden, iets verkeerds te zeggen, of simpelweg in het middelpunt van de aandacht te staan, kan zenuwen veroorzaken.
- Angst voor ‘verkeerde’ antwoorden: sommige mensen maken zich zorgen dat hun introductie niet interessant of relevant genoeg is, of dat ze iets zullen vergeten wat belangrijk is. De vraag ”Wat moet ik precies zeggen?” kan ervoor zorgen dat iemand zich onzeker voelt.
- Introversie of verlegenheid: introverte mensen of mensen die van nature verlegen zijn, vinden het vaak moeilijk om zichzelf voor te stellen aan een groep, omdat ze liever niet in de schijnwerpers staan.
- Perfectionisme: mensen die perfectionistisch zijn, willen vaak dat hun introductie perfect is, wat extra druk met zich meebrengt. Ze zijn bang dat als ze niet de juiste woorden kiezen, ze zichzelf verkeerd zullen presenteren.
- Verschillen in de hiërarchie of status: de aanwezigheid van leidinggeven, directeuren of andere belangrijke personen in het voorstelrondje kan extra druk met zich meebrengen.
Het gevolg is dat voorstelrondjes niet zo effectief zijn: de meeste mensen zijn meer bezig met zichzelf dan met de ander.
Waarom houden we dan toch vast aan het voorstelrondje?
Als iedereen een hekel heeft aan het verplichte voorstelrondje, waarom blijven we het dan toch doen? Dat heeft meerdere redenen:
1. Verbinding en vertrouwen creëren
Een voorstelrondje helpt teamleden om elkaar te leren kennen, vooral als mensen nieuw zijn of als het team tijdelijk wordt samengesteld voor een specifiek project. Door jezelf voor te stellen, creëer je een eerste basis voor vertrouwen en open communicatie. Het verlaagt de drempel om later vragen te stellen of om hulp te vragen.
2. Begrip van rollen en verwachtingen
Door te delen wie je bent en wat je rol is binnen het team of project, wordt het duidelijk wat iedereen bijdraagt. Dit voorkomt verwarring en zorgt ervoor dat teamleden elkaar sneller weten te vinden.
3. Positieve eerste indruk
Het voorstelrondje biedt een kans om een positieve eerste indruk achter te laten. Of je nu een teamleider bent of een deelnemer, dit is het moment waarop je je energie, enthousiasme en betrokkenheid kunt tonen. Een goede eerste indruk kan de toon zetten voor hoe mensen later met je samenwerken.
4. Teamdynamiek en sfeer
Hoe je het voorstelrondje aanpakt, kan de teamdynamiek beïnvloeden. Een goed geleid voorstelrondje kan zorgen voor een informele, ontspannen sfeer waarin mensen zich vrij voelen om hun ideeën en suggesties te delen. Het draagt bij aan een inclusieve en betrokken teamcultuur, waar iedereen zich gehoord voelt.
5. Breken van het ijs
Vaak zijn mensen in het begin van een bijeenkomst wat afwachtend of nerveus. Een voorstelrondje kan helpen om die spanning weg te nemen en de interactie op gang te brengen.
Hoe pak je het voorstelrondje het beste aan?
Het is zover: het is de eerste bijeenkomst van je nieuwe projectteam. Dus ja, daar hoort ook een voorstelrondje bij. Hoe pak je het aan?
Wel doen:
- Wie ben je? Begin met je naam. Simpel, maar essentieel. Dit maakt het voor iedereen gemakkelijk om jou aan te spreken tijdens de rest van de meeting.
- Wat doe je? Vertel kort wat je functie is en wat jouw rol is in dit project of team. Dit helpt de rest van het team begrijpen wat jouw bijdrage zal zijn.
- Waar ligt jouw focus in dit project of team? Probeer iets concreets toe te voegen over wat jij belangrijk vindt in het project of welke expertise je meebrengt.
- Energiegevers: sluit af met iets wat energie of enthousiasme uitstraalt. Dit kan iets persoonlijks zijn, zoals een hobby of interesse of een aspect van het werk waar je naar uitkijkt. Hiermee laat je een positieve indruk achter.
Niet doen:
- Een lange lijst van al je taken en verantwoordelijkheden: tijdens een voorstelrondje gaat het erom jouw rol in dit specifieke team te benoemen. Niet om te laten zien wat je verder ook nog allemaal te doen hebt.
- Te veel persoonlijke informatie: het kan goed zijn om iets persoonlijks te delen om een band te creëren, maar dit moet altijd relevant zijn voor de context.
- Negatieve opmerkingen: voorkom dat je ontevredenheid of zorgen meteen deelt. Dit is niet het moment om direct problemen aan te kaarten.
Het voorstelrondje als energieboost
Het voorstelrondje is achter de rug, maar de energie is tot het nulpunt gedaald. Dat is geen lekkere start. De volgende keer wil je het anders!
1. Stel verrassende vragen
In plaats van de klassieke vraag “Wat is je naam en wat doe je?”, kun je een verrassende vraag stellen. Dit doorbreekt de routine en zorgt ervoor dat mensen wat dieper nadenken over hun antwoord.
- “Wat is jouw superkracht?”
- “Welk aspect van dit project of werk geeft jou het meeste energie?”
- “Als je één ding zou mogen veranderen, wat zou dat zijn?”
Door zo’n vraag te stellen, laten de teamleden meer van zichzelf zien en krijg je waardevolle inzichten in wat hen motiveert. Door iedereen een andere vraag te stellen, voorkom je bovendien dat mensen hun antwoorden met elkaar kunnen vergelijken en druk voelen om origineler te zijn dan de ander.
2. Gebruik een interactieve tool
Met de vele online vergaderingen tegenwoordig kan een voorstelrondje snel saai worden. Gebruik een interactieve tool zoals een quiz-app als Kahoot!. Stel bijvoorbeeld een paar grappige of informele vragen via een app en laat mensen hun antwoorden op het scherm delen. Zo creëer je al voor het begin van de meeting interactie en maak je het allemaal wat luchtiger.
3. Een voorwerp als ijsbreker
In plaats van simpelweg te vertellen wie je bent, kun je iedereen vragen om een voorwerp mee te nemen dat iets over hen zegt of relevant is voor het project. Dit geeft vaak interessante verhalen en verbindt mensen op een creatievere manier.
Een bekend voorbeeld hiervan is iemand die een schroevendraaier meeneemt om te laten zien dat hij altijd klaarstaat om dingen te fiksen. Simpel, maar effectief. Hij stond direct bekend als de probleemoplosser en het zorgde voor een glimlach op ieders gezicht.
4. Speeddate
In plaats van een klassiek voorstelrondje, kun je mensen in duo’s opsplitsen en ze elkaar kort laten interviewen. Vervolgens stelt elke persoon zijn gesprekspartner voor aan de rest van de groep.
5. Successen delen
Een krachtige manier om mensen te inspireren en energie te geven, is door successen te delen. Vraag iedereen om kort iets te vertellen over een recent project dat ze succesvol hebben afgerond of een uitdaging die ze hebben overwonnen. Dit bevordert een gevoel van trots en positiviteit.
6. Focus op motivatie
Geef iedereen een Post-it en twee minuten om op te schrijven wat hen het meest motiveert. Plak alle Post-its op een muur of flipover en vraag iedereen om erbij te komen staan. Iedereen leest om de beurt voor wat hij heeft opgeschreven en vertelt er eventueel wat meer over als er vragen zijn.
Een variant hierop is om iedereen te vragen om één woord te noteren dat hem of haar het beste typeert.
Zo creëer je ruimte voor dialoog en leren mensen elkaar op een luchtige manier beter kennen.
7. Balspel
Deze oefening wordt ook gebruikt bij improvisatietheater om elkaar beter te leren kennen: ga met de groep in een cirkel staan. Iedereen stelt zich eerst voor met zijn naam en vertelt eventueel kort iets over zichzelf. Bijvoorbeeld: ik ben Mark en ik loop marathons.
Vervolgens komt er een (denkbeeldige) bal in het spel. De bal wordt overgegooid waarbij degene die gooit de naam én het aanvullende zinnetje noemt van degene waar hij de bal naartoe gooit.
Dus: iemand maakt oogcontact met Mark en roept voordat hij de bal gooit: Mark loopt marathons. Mark vangt de bal op en maakt oogcontact met Marieke en zegt: Marieke houdt van koken en gooit de bal. En zo verder.
Deze speelse manier combineert fysieke handelingen met het oefenen van geheugen. Niet alleen zorgt dit ervoor dat iedereen de namen van elkaar beter onthoudt, het speelse element zorgt ook voor ontspanning.
Met bovenstaande tips hoeven voorstelrondjes nooit meer spannend, saai of nutteloos te zijn.
Lees ook: 7 tips voor meer energie tijdens je volgende project kick-off
Wil je jouw kennis van projectmatig werken vergroten en leiderschapsvaardigheden ontwikkelen voor het aansturen van een projectteam? Schrijf je dan snel in.
Ontdek de cursus
