Wanneer mag je stagiairs begeleiden?

23 januari 2024

Stagiairs kunnen een waardevolle toevoeging zijn voor een bedrijf. Ze zorgen voor nieuwe inzichten, brengen een andere energie met zich mee en voeren werkzaamheden uit. Ook is het begeleiden van stagiaires een goede investering voor de toekomst, als ze later in dienst willen komen. Maar mag elk bedrijf stagiaires begeleiden?

Wanneer mag je stagiairs begeleiden: de wettelijke voorwaarden

De overheid maakt onderscheid tussen stagiairs begeleiden van het (v)mbo en het hbo/vo. Het begeleiden van stagiaires van het hbo of vo kent geen wettelijke voorwaarden. Maar voor het begeleiden van stagiaires uit het (v)mbo, voortgezet speciaal onderwijs of praktijkonderwijs moet je erkend leerbedrijf zijn. Die erkenning kun je aanvragen bij Stichting Samenwerking Beroepsonderwijs (SBB) en is vier jaar geldig.

Je kunt erkend leerbedrijf worden als je voldoet aan een aantal voorwaarden:

• Je biedt de student een goede en veilige werkplek.
• Je biedt de student een goede leerplaats en werkzaamheden binnen de eigen organisatie met werkzaamheden die horen bij het beroep waarvoor de stagiair in opleiding is.
• Je stelt een praktijkopleider aan die de eisen van de opleiding kent en die de tijd en middelen heeft om de student op de werkvloer te begeleiden.
• Je bent bereid om samen te werken met de school en SBB, en je verstrekt daartoe de benodigde informatie.
• Je gaat akkoord met vermelding van je bedrijfsgegevens op Stagemarkt.nl en Leerbanenmarkt.nl, de websites waar studenten een stage of leerbaan zoeken.

De exacte voorwaarden kun je hier nalezen.

Ga je studenten uit het hbo of wo begeleiden? Dan hoef je geen erkend leerbedrijf te zijn, maar natuurlijk zijn er wel randvoorwaarden waaraan je moet kunnen voldoen. In de checklist zie je welke dat zijn.

Tip: check of je recht hebt op subsidie. Als je een stageplek aanbiedt, kun je misschien de subsidie praktijkleren van de overheid krijgen. Dat is een tegemoetkoming in de kosten die je maakt.

Effectief stagiaires begeleiden en wat erbij komt kijken

Zoals genoemd in de vorige alinea kent het begeleiden van stagiaires alleen wettelijke voorwaarden voor studenten uit het (v)mbo, vso en po. Maar er zijn wel algemene basisvoorwaarden om een stagiaire effectief te begeleiden. Welke dat zijn, zie je in onderstaande checklist.

Checklist stagiaires begeleiden

Basisvoorwaarden

Leg afspraken vast in een stagecontract of stageovereenkomst waarin je onderstaande opneemt:

• Gegevens van de stagiair, het opleidingsinstituut en jouw bedrijf,
• Duur van de stage,
• Leerdoelen en begeleiding,
• Stagewerkzaamheden,
• Eventuele stagevergoeding:
  • Je bent niet verplicht om een stagevergoeding te betalen tenzij het in de cao staat. Toch is een stagevergoeding wel gebruikelijk en aan te raden als er veel aanbod is van stagebedrijven. Veel opleidingen stellen een stagevergoeding ook verplicht.
  • De stagevergoeding hangt af van het opleidingsniveau, de werkervaring en het studiejaar waarin de stagiair zit. Maar je bent als werkgever vrij om zelf de hoogte te bepalen.
  • Met een stagevergoeding is de stagiair verzekerd voor Wajong en de Ziektewet. Je betaalt geen premies werknemersverzekeringen en je hoeft geen loon door te betalen bij ziekte.
• Wie aansprakelijk is bij schade,
• Afspraken rondom een laptop of telefoon van de zaak,
• Wanneer je als bedrijf en als stagiair het contract mag beëindigen.

Tip: gebruik geen gewone arbeidsovereenkomst. Als je een arbeidsovereenkomst gebruikt, dan komt de stagiair bij jou in dienst en heeft dan dezelfde rechten en plichten als een gewone werknemer.

Voorbereiding eerste werkdag stagiair

• Werkplek inrichten.
• Gegevens stagiair compleet maken.
• Attentie klaarzetten.
• Collega’s informeren (bijvoorbeeld via intranet).
• Planning maken eerste werkweek (kennismaken, inlezen etc.).
• Contract met school afronden.
• Erkenning leerbedrijf afronden (in het geval van (v)mbo).
• (HR)-administratie regelen.
• Contact met school opnemen en vastleggen wie dat onderhoudt.
• Werkkleding bestellen indien nodig.
• Begeleiding regelen (praktijkopleider, buddy).

Introductieperiode stagiair

• Stagiair ontvangen (ontspannen, enthousiast, verwelkomend).
• Eerste dagen doornemen, samen met stagebegeleider (praktijkopleider/buddy).
• Voorstelrondje, eventueel gezamenlijk lunchen en uitnodigen voor overleggen/bijeenkomsten etc.
• Dagboek van verbazing introduceren: de stagiair noteert wat hem allemaal opvalt. Dat kan variëren van de plek van het koffiezetapparaat tot werkprocedures. Een leuke opdracht voor de stagiair, leerzaam voor jullie als bedrijf en een mooie manier om feedback te leren geven en te ontvangen. Het dagboek van verbazing bespreek je periodiek tijdens de stageperiode en eventueel tijdens het evaluatiegesprek. Ook bepaal je samen wat er gebeurt met de feedback van de stagiaire.
• Leerdoelen vastleggen, bijvoorbeeld aan de hand van de WISH-methode.
• Bepalen wat de leerstijl is van de stagiair en de begeleiding daarop afstemmen.
• Contactmomenten bepalen met de school en de stagebegeleider.
• Waar kan de stagiair terecht voor ondersteuning, wie is aanspreekpunt (eventueel naast de stagebegeleider/praktijkopleider/buddy)?

Het begeleiden van stagiaires vraagt de nodige voorbereiding, tijd en energie. Daar staat tegenover dat je nieuw talent aantrekt. Een goede begeleiding is daarbij cruciaal: enthousiaste stagiaires zijn ambassadeur voor je bedrijf waardoor het aantrekken van nieuw talent eenvoudiger wordt.

Cursus Praktijkopleider

Voor erkende leerbedrijven is het aanstellen van een praktijkopleider verplicht. Een praktijkopleider houdt zich bezig met het opleiden van medewerkers, leerlingen of stagiaires op de werkplek. Na het volgen van de cursus Praktijkopleider weet de praktijkopleider alles over de organisatie van het leerproces, werving en selectie én over effectieve begeleiding.