Als medewerker van een bouwbedrijf ben je waarschijnlijk wel bekend met toolboxmeetings. Wil je meer weten over dit type overleg? Of ga je binnenkort je eerste toolboxmeeting organiseren? Lees je hier in.
Inhoud
Wat is een toolboxmeeting?
Een toolboxmeeting is een kort werkoverleg over een relevant en actueel onderwerp dat betrekking heeft op de gezondheid en veiligheid van medewerkers. Er wordt bijvoorbeeld een veiligheidsmaatregel uitgelegd die momenteel niet goed wordt nageleefd of een incident besproken.
De toolboxmeeting bestaat in de praktijk meestal uit een korte presentatie waarna ruimte is voor reacties en discussie. De presentatie wordt gegeven door een leidinggevende aan medewerkers en derden.
Waarom een toolboxmeeting organiseren?
1. Veiligheid waarborgen
Medewerkers moeten veilig en gezond hun werk kunnen uitvoeren. Als werkgever ben je daar verantwoordelijk voor. Om die veiligheid te garanderen worden regels opgesteld waar iedereen zich aan moet houden.
Wanneer geconstateerd wordt dat regels niet nageleefd worden of wanneer er nieuwe regels worden geïntroduceerd, kan dit besproken worden tijdens een toolboxmeeting. Ook voor het bespreken van een recent incident of ongeval is een toolboxmeeting geschikt.
2. Verplicht vanuit VCA
VCA* gecertificeerde bedrijven zijn verplicht om minimaal vier toolboxmeetings per jaar te organiseren voor alle medewerkers. En bedrijven met een VCA**-certificaat zelfs minimaal tien per jaar.
Waar moet een toolboxmeeting over gaan?
VCA stelt regels voor de frequentie van toolboxmeetings, maar je bent als bedrijf vrij om er zelf invulling aan te geven. Op de website van VCA worden verschillende voorbeelden gegeven, maar het is vooral belangrijk om onderwerpen te kiezen die voor jouw organisatie relevant zijn.
Toolboxmeeting voorbereiden
Ben jij verantwoordelijk voor de organisatie en presentatie van toolboxmeetings? Als je nog weinig ervaring hebt of het idee hebt dat je meetings effectiever kunnen, zijn onderstaande vragen een goed startpunt.
- Wie is de doelgroep? – Aan wie geef je de presentatie? Pas je boodschap, woordkeuze en toon aan het niveau van de groep aan.
- Wat wil je bereiken? – Bepaal de boodschap die je over wilt brengen. Bijvoorbeeld: hoe voorkomen we dat het ongeval op de bouwplaats van vorige week niet nogmaals voorkomt?
- Wat is de kop-romp-staart van mijn boodschap? – In de introductie trek je de aandacht van de aanwezigen, vertel je waar de meeting over gaat, hoe lang het gaat duren en wat het gewenste resultaat is. In het middenstuk behandel je het onderwerp en tijdens de staart geef je een samenvatting en conclusie.
- Welke interactieve vorm ga ik inzetten? – Informatie wordt beter onthouden als je je doelgroep actief laat deelnemen in plaats van alleen maar te vertellen. . Interactieve werkvormen zijn bijvoorbeeld cijfers geven, stellingen voorleggen, in de praktijk te oefenen of een quiz doen.
- Welke hulpmiddelen heb ik nodig? – Gebruik bijvoorbeeld Powerpoint, printjes of video ter ondersteuning van je verhaal.
- Wat kan ik nog meer toevoegen? – Op welke (creatieve) manieren kun je de boodschap van je presentatie nog meer kracht bij zetten? Denk bijvoorbeeld aan het uitnodigen van een gastspreker die het besproken ongeval zelf heeft meegemaakt.
Tips voor een succesvolle toolboxmeeting
1. Besef het belang
Eén medewerker die de veiligheidsinstructies niet goed naleeft, is genoeg om een incident te veroorzaken. Als boodschapper speel je een belangrijke rol om dit te voorkomen. Vertel daarom niet alleen je verhaal omdat het moet, maar maak er je missie van om je boodschap écht te laten aankomen en dat het door iedereen onthouden wordt.
2. Maak het interactief
Door je presentatie interactief te maken, wordt informatie beter onthouden. Vraag bijvoorbeeld hoe een ongeval heeft kunnen plaatsvinden, voordat je het vertelt. Of vraag welk cijfer medewerkers het naleven van een bepaalde regel momenteel geven. Aan het eind van de presentatie kun je een vragenlijst afnemen om te controleren of de informatie goed geland is.
3. Zorg dat het onderwerp actueel is
Veiligheidsinstructies voor een nieuwe machine op de werkplek of een ongeval bespreken wat onlangs heeft plaatsgevonden, zijn voorbeelden van actuele onderwerpen. Wanneer je het een maand later pas bespreekt, zal er minder aandacht voor zijn. Koppel je toolboxmeetings daarom bij voorkeur aan recente ontwikkelingen.
4. Maak het visueel
Een Powerpoint-presentatie waarbij elke slide bestaat uit dezelfde woorden die je vertelt, is saai. De aandacht verslapt snel en je boodschap komt niet meer aan. Maak je presentatie daarom visueel met filmpjes, grafieken en foto’s en wissel het af.
5. Vergeet nazorg niet
Om de informatie top-of-mind te houden, is het slim om de deelnemers ook na de toolboxmeeting te blijven herinneren aan het onderwerp. Bijvoorbeeld door posters of stickers te maken waarin het onderwerp wordt samengevat.
6. Vraag om feedback
Door feedback te vragen aan de deelnemers, wordt je volgende toolboxmeeting nóg effectiever. Verzamel feedback het liefst anoniem, zodat mensen zich vrij voelen om open te spreken.
Leer effectieve toolboxmeetings te geven
De training Praktische toolboxmeeting is ideaal voor medewerkers die geregeld een toolboxmeeting moeten leiden of hier binnenkort mee aan de slag gaan. Leer de aandacht en betrokkenheid van je medewerkers vast te houden tijdens de toolboxmeetings. Alles voor een veilige werkomgeving!
Leer meer structuur, creativiteit en betrokkenheid aan te brengen in jouw toolboxmeetings
Ontdek de training
