Wat is hybride werken en hoe implementeer ik het?

15 augustus 2024

Steeds meer organisatie omarmen een vorm van hybride werken. Geven jouw medewerkers aan dat ze ook graag wat meer flexibiliteit willen in de manier waarop ze hun werk indelen? In dit artikel vertellen we wat hybride werken is en hoe je er een succes van kunt maken binnen jouw organisatie.

Wat is hybride werken?

Hybride werken betekent dat je een aantal dagen van de werkweek op kantoor werkt en een aantal thuis, of op een andere locatie. De populariteit is tijdens de pandemie flink toegenomen. Veel werkenden ontdekten dat thuiswerken ze eigenlijk wel goed beviel, ook al misten ze het sociale contact met collega’s. Hybride werken is daardoor een mooie oplossing.

Voordelen van hybride werken

Werknemers die hybride werken:

1. Werken thuis geconcentreerder. Ze worden niet afgeleid door collega’s die om de haverklap langslopen of praatjes maken bij de koffieautomaat.
2. Overleggen online korter en meer to-the-point. Bijna niemand wil ellenlange vergaderingen via de webcam. Er is minder ruimte voor een kletspraatje vooraf dus de tijd wordt efficiënt benut.
3. Kunnen werk en privé beter combineren. De kinderen van school halen, boodschappen doen, een mantelzorgtaak vervullen of even een wasje draaien kan nu gemakkelijker tussendoor. Die tijd haal je bijvoorbeeld ’s avonds weer in.
4. Hoeven minder te reizen en staan minder in de file. Het bespaart kosten, draagt bij aan een schoner milieu en er wordt geen tijd verspild aan reizen.
5. Ervaren meer werkgeluk en zijn meer betrokken. Veel werknemers vinden het prettig dat ze de vrijheid krijgen om hun werk zelf in te richten. Ze ervaren vertrouwen van de werkgever en nemen hun verantwoordelijkheid om de doelen te halen en het werk af te krijgen.
6. Zijn minder vaak op kantoor. Door goede afstemming is er daarom minder kantoorruimte nodig.

Nadelen hybride werken

Natuurlijk kent hybride werken ook nadelen, vooral als dat volledig thuiswerken betekent. Werknemers die vooral op een andere plek dan kantoor werken:

1. Missen ‘echt’ sociaal contact. Achter een scherm een praatje maken is toch anders.
2. Hebben moeite hun werk los te laten. Daardoor werken ze soms te lang door of vervaagt de scheiding tussen werk en privé.
3. Kunnen collega’s lastiger bereiken. Doordat niet altijd duidelijk is wanneer iemand aan het werk is en wanneer niet.
4. Kunnen lichamelijke klachten krijgen als hun werkplek niet optimaal is ingericht. Als werkgever ga je niet bij een medewerker thuis langs om het bureau af te stellen.
5. Verliezen feeling met hun organisatie. Doordat ze niet fysiek aanwezig zijn.

Waarom werkgevers terughoudend zijn

Hybride werken was voor veel werkgevers (en werknemers) lange tijd een onaantrekkelijk idee. Je moet er maar op vertrouwen dat het werk wordt gedaan en doelen worden gehaald. Maar door de coronamaatregelen zijn veel werknemers noodgedwongen vanuit huis gaan werken. In de eerste weken werd veel gepraat over de nadelen en het gebrek aan controle. Gaandeweg veranderde dit. De productiviteit bleef hoog en veel medewerkers gaven aan meer rust te ervaren.

De positieve effecten blijken ook uit onderzoek onder 1600 werknemers van Trip.com. En bij Airbnb beviel het zelfs zo goed dat ze hun beleid aanpasten en medewerkers nu overal ter wereld hun werk mogen uitvoeren.

Is mijn bedrijfsvoering geschikt voor hybride werken?

De ene activiteit leent zich minder voor hybride werken dan de andere.

Mensen die werken in een productieomgeving zijn gebonden aan de locatie om hun werk te kunnen doen, omdat daar de machines en apparatuur staan. Dit geldt ook voor hun directe leidinggevenden. Vergelijkbare situaties gelden voor verkopers in een (fysieke) winkel, in de horeca en mensen met een contactberoep.

In een kantooromgeving ligt het anders. Daar is het meestal gemakkelijker om het werk vanuit een andere locatie te doen. Informatie opzoeken, stukken lezen, teksten schrijven of nadenken kan prima individueel, vanuit huis of een andere locatie. Samen aan een document werken, kan ook vanuit verschillende locaties en op verschillende tijdstippen.

Tips voor succesvol hybride werken

Wil je hybride werken binnen jouw organisatie een kans geven? Maak gebruik van onze tips.

1. Zorg dat thuiswerken mogelijk is

Allereerst moeten medewerkers thuis goed hun werkzaamheden kunnen uitvoeren. Daarvoor is een goede bureaustoel, bureau en laptop belangrijk, maar bijvoorbeeld ook een goede IT-infrastructuur en cloudprogramma’s waarmee medewerkers vanaf afstand kunnen werken.

2. Spreek communicatietools af

Het is fijn als alle medewerkers via dezelfde tools communiceren. Maak bijvoorbeeld de werkafspraak dat iedereen via Teams met elkaar communiceert. Zo weet je altijd waar en hoe je een collega kan bereiken.

3. Richt thuiswerkdagen effectief in

Het voordeel van hybride werken is dat medewerkers werkzaamheden uitvoeren op de meest geschikte locatie. Denkwerk en taken waar veel concentratie voor nodig is, zijn bijvoorbeeld ideaal om thuis te doen. Zorg dat dit soort taken dan ook thuis uitgevoerd worden.

Op de kantoordagen is dan ruimte voor andere taken. Denk bijvoorbeeld aan brainstormen over een nieuw product, een knelpunt in een productiestraat oplossen, belangrijke besluiten nemen en/of communiceren, een functioneringsgesprek voeren of aandacht geven aan een collega die ‘het even moeilijk heeft’. In dat soort situaties is live contact belangrijk om echt te zien wat er speelt, de verbinding te maken en te zorgen dat ook de non-verbale communicatie optimaal is.

4. Andere vorm van leidinggeven toepassen

Bij hybride werken is het belangrijk dat leidinggevenden hun medewerkers vertrouwen en ze verantwoordelijkheid geven. Controleren en over de schouder meekijken kan nu eenmaal niet tijdens het thuiswerken. Voor veel leidinggevenden betekent dit dat ze nieuwe vaardigheden moeten aanleren. Voor een goede basis raden we de training Leidinggeven op afstand aan.

5. Stel vaste contactmomenten in

Dan blijf je betrokken bij elkaar. Spreek bijvoorbeeld ’s ochtends een vast moment af om digitaal met elkaar af te stemmen waar iedereen aan werkt. Halverwege de middag kan er een vast moment zijn om met elkaar te bespreken hoe de dag verlopen is. Daarnaast kun je een vast moment in de week plannen waarop het hele team op kantoor is, zodat je elkaar in ieder geval elke week ‘in het echt’ spreekt.

6. Stimuleer een gezonde werk-privébalans

Veel thuiswerkers hebben moeite met de scheiding tussen werk en privé. Ze gaan ‘s avonds nog even verder, of starten hun dag door direct hun mailbox te openen. Dat is iets om voor op te passen. Als leidinggevende kun je hierin een rol spelen door het goede voorbeeld te geven en open te communiceren over een gezonde werk-privébalans.

7. Vraag medewerkers om feedback

Hybride werken zal in het begin even zoeken zijn. Een nieuwe manier van werken verloopt niet in één keer perfect. Om erachter te komen hoe medewerkers het thuiswerken ervaren, stuur je na enkele weken een survey uit. Het liefst anoniem, zodat de antwoorden zo eerlijk mogelijk zijn. Vraag daarin feedback over hoe het thuiswerken bevalt en wat de uitdagingen zijn.

8. Omarm hybride werken

Maak duidelijk dat hybride werken bedrijfsbreed gedragen wordt en dat thuisdagen en kantoordagen als even waardevol worden beschouwd. Dit voorkomt dat mensen die meer op kantoor zijn een grotere kans maken op promoties of ‘de leuke klussen’ dan mensen die wat vaker thuis werken.

Aan de slag

Wil je jouw medewerkers de kans geven om hybride te werken? Start gewoon een testfase. Kijk hoe het bevalt en beslis daarna of het werkt voor jouw organisatie. Voor managers die zich willen voorbereiden op een nieuwe manier van werken, raden we de training Leidinggeven op afstand aan. Ontwikkel effectief leiderschap op afstand, waarbij verbinding en vertrouwen centraal staan.