19 maart 2025

Waar mensen werken, worden mensen ziek. Door allerlei oorzaken waar je niet naar mag vragen. Of toch wel, hoe zit dat eigenlijk? In dit artikel leggen we je uit wat je wel en niet mag doen en wat je juist móet doen als werkgever.

Inhoud

Wat is verzuimbegeleiding?

Verzuimbegeleiding betekent dat werkgevers en werknemers samenwerken om het ziekteverzuim goed aan te pakken. Het doel? Ervoor zorgen dat medewerkers gezond aan het werk blijven of zo snel en verantwoord mogelijk terugkeren. Dit is niet alleen belangrijk voor de werknemer zelf, maar ook voor het bedrijf.

Verzuimbegeleiding is meer dan alleen hulp bieden aan zieke medewerkers. Het draait ook om het voorkomen van uitval. Denk aan stressmanagement, een gezonde werkplek creëren en tijdig ingrijpen bij overbelasting. Zo houd je je team fit en verzuim zo laag mogelijk.

De fases van verzuimbegeleiding

Meestal begint de verzuimbegeleiding met een ziekmelding, maar feitelijk wil je die vóór zijn. We beginnen daarom met de preventiefase.

Fase 1: Preventie

Om het ziekteverzuim te voorkomen of te verlagen, is het belangrijk dat je aandacht hebt voor onderstaande punten:

1. Bevorderen van gezonde leefstijl

Ergonomische werkplekken: zorg voor goed ingerichte werkplekken. Denk aan goede bureaustoelen, sta-zitbureaus, in hoogte verstelbare machines, etc.
Gezonde leefstijl stimuleren: bied fruit aan, stimuleer beweging (zoals een fietsplan of lunchwandelingen) en besteed aandacht aan vitaliteit.

2. Werkdruk en stress verminderen

Duidelijke werkstructuur: zorg voor heldere taken en verwachtingen.
Realistische werkbelasting: voorkom structurele overbelasting en te hoge werkdruk.
Flexibel werken: geef medewerkers autonomie over werktijden en thuiswerken.
Oog voor werk-privébalans: moedig aan om pauzes te nemen en niet altijd bereikbaar te zijn.

3. Goede bedrijfscultuur en leiderschap

Open communicatie: creëer een cultuur waarin medewerkers zich veilig voelen om over werkdruk of privéproblemen te praten, waar constructieve feedback geven normaal is en waar groei en ontwikkeling mogelijk is.
Betrokken leidinggevenden: train leidinggevenden om stresssignalen te herkennen en aan te pakken.
Waardering en erkenning: zorg dat medewerkers zich gehoord en gewaardeerd voelen.
Groei en ontwikkeling: geef medewerkers de kans zich te ontwikkelen en door te groeien.

4. Sociale ondersteuning en teamgevoel

Teambuildingactiviteiten: stimuleer onderlinge verbondenheid en een positieve sfeer.
Interne coaching of vertrouwenspersonen: zorg voor laagdrempelige ondersteuning.

5. Verzuimbeleid en vroege signalering

Duidelijk verzuimbeleid: wees helder over de manier waarop medewerkers zich kunnen ziekmelden en wat je van hen, hun leidinggevende en andere betrokkenen verwacht.
Vroege signalering: voer regelmatig gesprekken om stressklachten of andere problemen vroegtijdig op te merken.

Fase 2: Ziekmelding

1. Procedure

Het is belangrijk dat medewerkers weten wat zij moeten doen als ze zich ziekmelden. Maak deze procedure niet te ingewikkeld. Denk aan een telefoontje naar de leidinggevende voordat de werkdag begint.

De procedure moet werkbaar zijn. Een medewerker moet zich wel ziek kúnnen melden, ook als de leidinggevende slecht bereikbaar is of afwezig. Is dat lastig? Dan kun je er ook voor kiezen dat een medewerker zich bij HR ziekmeldt of via Whatsapp bij de leidinggevende. De leidinggevende kan later contact opnemen op een moment dat het beter schikt.

2. Eerste contact leidinggevende

De leidinggevende heeft contact met de medewerker om de situatie te bespreken en ondersteuning te bieden.

De leidinggevende mag niet vragen naar de aard van de ziekmelding, maar mag wel vragen wanneer de werknemer denkt weer aan het werk te kunnen of welke taken overgenomen moeten worden door een collega. Je mag ook best vragen of de zieke medewerkers wél even de sheets voor die ene presentatie wil sturen, zodat iemand anders die kan geven.

Belangrijk: toon eerst empathie en bespreek samen wat de mogelijkheden zijn en waar de medewerker behoefte aan heeft.

Fase 3: Langdurig verzuim

Is een medewerker langer ziek? Dan komen er verschillende verplichtingen voorbij.

1. Binnen zes weken

Is een medewerker bijna zes weken ziek? Dan moet er een probleemanalyse worden opgesteld door de bedrijfsarts.

Een probleemanalyse bevat de volgende onderdelen:

oorzaak van het verzuim (zonder medische details);
beperkingen en mogelijkheden van de werknemer om te werken;
verwachte duur van het verzuim en herstel;
advies over re-integratie: welke stappen kunnen worden genomen om terugkeer naar werk mogelijk te maken.

2. Binnen 8 weken

Binnen acht weken moet de werkgever samen met de werknemer een plan van aanpak opstellen, gebaseerd op de probleemanalyse.

Dit plan van aanpak bevat:

afspraken over de re-integratie;
welke taken de werknemer (gedeeltelijk) nog kan uitvoeren;
eventuele aanpassingen of ander passend werk;
wie verantwoordelijk is voor welke acties;
een tijdlijn met evaluatiemomenten.

3. Week 42

Is de werknemer 42 weken ziek? Dan moet de werkgever de ziekmelding doorgeven aan het UVW. Dit is een verplichting vanuit de Wet Poortwachter.

4. Binnen 52 weken

Is de medewerker bijna een jaar ziek? Dan wordt er rond week 42 onderzocht of de medewerker kan terugkeren in eigen functie (1e spoor) of dat de medewerker buiten het bedrijf moet re-integreren (2e spoor). Dit wordt onderzocht door een arbeidsdeskundige (arbeidsdeskundig onderzoek).

5. Na 1 jaar

Als de werknemer nog niet volledig is hersteld, moet de werkgever blijven zoeken naar re-integratiemogelijkheden, binnen of buiten de organisatie.

6. Eerstejaarsevaluatie (52e week)

Rond week 52 stel je als werkgever samen met de werknemer een evaluatie op over de re-integratieactiviteiten in het eerste jaar. Als blijkt dat er onvoldoende inspanningen zijn geleverd, kan dit tot een loonsanctie leiden. Een loonsanctie kan betekenen dat je als werkgever langer salaris moet doorbetalen of de medewerker langer in dienst moet houden na 104 weken. Werkt een werknemer onvoldoende mee? Dan kan de loondoorbetaling (tijdelijk) worden stopgezet.

7. WIA-aanvraag (week 88-91)

Rond week 88 ontvangt de werknemer van het UWV een brief over de mogelijkheid om een WIA-uitkering (Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen) aan te vragen. De werknemer moet die aanvraag uiterlijk in week 93 indienen. Het UWV beoordeelt vervolgens of de werknemer recht heeft op een WIA-uitkering en of de werkgever voldoende heeft gedaan aan re-integratie. Als dat niet het geval is, dan kan er een loonsanctie worden opgelegd.

8. Week 104 (2 jaar)

Na 2 jaar stopt de wettelijke verplichting van de werkgever om loon te betalen (tenzij er een loonsanctie is opgelegd). De arbeidsovereenkomst kan dan ontbonden worden.

Verantwoordelijkheden per rol: wie doet wat bij verzuimbegeleiding?

Bij verzuimbegeleiding heeft iedereen zijn eigen verantwoordelijkheden: de casemanager, de leidinggevende, HR en de werknemer zelf. We zetten hieronder op een rijtje wie wat doet.

1. Casemanager

De casemanager is degene die de verzuimbegeleiding coördineert. De casemanager zorgt ervoor dat alle verplichtingen uit de Wet verbetering poortwachter worden nageleefd en ondersteunt zowel de werkgever als de werknemer.

Mogelijke casemanagers bij verzuimbegeleiding, zijn:

De leidinggevende

In kleinere organisaties is de direct leidinggevende vaak casemanager. Het voordeel is dat de leidinggevende de medewerker goed kent en direct invloed kan uitoefenen op de werkomgeving als er bijvoorbeeld aanpassingen moeten worden gedaan.

Het nadeel is dat een leidinggevende weinig kennis heeft van verzuimbegeleiding, waardoor er niet wordt voldaan aan de Wet poortwachter of de begeleiding niet accuraat is waardoor het verzuim onnodig lang kan duren.

Een interne casemanager

In grotere organisaties kan een HR-medewerker of een speciaal aangestelde casemanager deze rol vervullen. Het voordeel is dat er dan meer expertise aanwezig is op het gebied van verzuim en re-integratie.

Stel dat er sprake is van verzuim dat (deels) te maken heeft met de leidinggevende, dan heeft de medewerker een meer neutrale en onafhankelijke gesprekspartner.

Een nadeel kan zijn dat de casemanager minder binding heeft met de medewerker.

Een externe casemanager

Een andere optie is om het casemanagement te beleggen bij een arbodienst, re-integratiebureau of een zelfstandige casemanager. Het voordeel is dat de verzuimbegeleiding dan onafhankelijk is en dat er voldoende kennis is van wet- en regelgeving. Ook heb je vaak makkelijker toegang tot arbeidsdeskundigen, bedrijfsartsen of preventiemedewerkers.

Het nadeel is dat minder betrokkenheid is bij de organisatie en dat de kosten wellicht hoger liggen. Anderzijds: de kosten kunnen ook voor de baten uitgaan. Hoe sneller een medewerker weer aan het werk kan, hoe beter.

Welke optie het beste is, hangt af van:

de grootte en structuur van de organisatie;
de beschikbare kennis over verzuimbegeleiding;
de complexiteit van het verzuim.

2. Leidinggevende

De leidinggevende voert het eerste verzuimgesprek en houdt contact met de zieke werknemer. Als de leidinggevende casemanager is, dan is hij ook verantwoordelijk voor het verzuimproces.

De leidinggevende werkt samen met HR en de arbodienst (en eventueel de casemanager) om de re-integratie van de medewerker te bevorderen.

3. HR

HR werkt samen met leidinggevende, medewerker, de bedrijfsarts en de casemanager. De rol van HR kan verschillen per bedrijf. HR kan procesbewaker zijn, casemanager of alleen gesprekspartner.

HR is vrijwel altijd verantwoordelijk voor het opstellen van het verzuimbeleid en het nemen en initiëren van preventieve maatregelen.

4. De medewerker

De medewerker heeft een grote verantwoordelijkheid in het verzuimproces. Het is aan de werknemer om zich tijdig ziek te melden en in contact te blijven met de werkgever. De medewerker moet actief meewerken aan zijn of haar re-integratie en de adviezen van de bedrijfsarts opvolgen. Een medewerker moet bereikbaar blijven voor de werkgever, de bedrijfsarts en mag zijn re-integratie niet belemmeren.

Werkt een medewerker onvoldoende mee? Dan mag je als werkgever de loondoorbetaling (tijdelijk) stopzetten. Ook kan het UWV besluiten geen WIA-uitkering toe te kennen.

Geen verzuimbegeleiding is hetzelfde

Natuurlijk zijn de verplichtingen van de Wet poortwachter hetzelfde voor iedereen, maar elk verzuimgeval is anders.

Met een helder beleid, goede communicatie en aandacht voor preventie kun je ziekteverzuim verlagen en een gezonde werkomgeving creëren.

In de training Verzuimmanagement werk je aan een samenhangende aanpak voor verzuim waarin iedereen zijn verantwoordelijkheid neemt. Werkgever én werknemer.