Personeelszaken wordt bij elke organisatie anders ingericht, meestal afhankelijk van de grootte van de organisatie. Een aantal kerntaken horen sowieso bij personeelszaken en die zetten we voor jou op een rijtje in dit artikel.
Inhoud
Personeelszaken, groot en klein
De afdeling of persoon die verantwoordelijk is voor personeelszaken kan verschillende functienamen hebben. Denk aan P&O-medewerker, afdeling personeelszaken, HR, Mens & Arbeid, Mens & Werk of Mens & Organisatie.
Hoe het takenpakket wordt ingevuld, is vrijwel nergens hetzelfde.
Bij de ene organisatie wordt het belegd bij het (directie)secretariaat of is het een solofunctie. Bij de andere organisatie is het een team waarbinnen onderscheid wordt gemaakt tussen het administratieve deel en het adviserende stuk. Bij een grote organisatie kan het zelfs zijn dat er ook nog onderscheid is tussen administratie, beleid, advies of andere specialisaties.
Kerntaken Personeelszaken kleine(re) organisatie
Hoe klein of groot een organisatie ook is, een aantal onderwerpen komt binnen vrijwel elk bedrijf aan de orde:
1. Personeelsbeheer, contracten, administratie en ontslag
Alle administratie die hoort bij het in dienst hebben van mensen. Denk aan het vastleggen en bijhouden van verlof, arbeidscontracten en de personeels- en salarisadministratie.
2. Werving en selectie
Het werven en selecteren van nieuwe medewerkers. Daarbij hoort het opstellen en uitzetten van vacatures, beheren van sollicitatieprocedures en het ondersteunen bij de selectie.
3. Beloning en arbeidsvoorwaarden
Op de juiste manier toepassen van de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals het toekennen van salaris, reiskostenvergoeding of andere regelingen.
4. Scholing en ontwikkeling
Ondersteunen en adviseren over het opleiden en trainen van medewerkers. Dit kan variëren van het regelen van de trainingen tot het opzetten van een opleidingsplan.
5. Begeleiding en beoordeling
Ondersteunen bij het inwerken van nieuwe medewerkers en de beoordelingscyclus. Denk aan het opstellen van checklists en formulieren, begeleiden van de leidinggevenden of het organiseren van een vlootschouw.
Aanvullende taken Personeelszaken grote(re) organisatie
Hoe groter de organisatie, hoe meer behoefte er zal ontstaan aan:
6. Strategisch HR-beleid
Strategisch HR-beleid is erop gericht dat de organisatie beschikt over de juiste mensen op de juiste plek met de juiste vaardigheden om de organisatiedoelen te bereiken. Denk hierbij aan onderwerpen als strategische personeelsplanning, leiderschapsontwikkeling, talentontwikkeling, prestatiemanagement en cultuurontwikkeling.
7. Arbozorg, ziekteverzuim en re-integratie
Bij grotere organisaties zie je dat er vaak meer aandacht is voor preventie, verzuim en arbo. De samenwerking met de bedrijfsarts/arbodienst hoort hier ook bij.
8. Informatie-uitwisseling, medezeggenschap en overleg
Het gaat hierbij om de manier waarop vorm en inhoud wordt gegeven aan interne informatievoorziening en hoe de medezeggenschap is georganiseerd met als doel om de betrokkenheid en samenwerking te versterken.
De belangrijkste verschillen tussen personeelszaken bij grote(re) en kleine(re) bedrijven
In kleinere bedrijven is de sfeer vaak persoonlijk, waardoor het moeilijk kan zijn om zakelijke besluiten te nemen. Ook al zijn die soms wel nodig. Het inrichten van personeelsmanagement kan daarbij helpen.
In grotere bedrijven kan personeelsmanagement juist helpen om de menselijke kant meer centraal te zetten, zonder de zakelijke belangen uit het oog te verliezen.
In grotere bedrijven is personeelsmanagement een ‘bewuste’ activiteit, terwijl dit in kleinere bedrijven soms een ‘ongemerkt’ onderdeel van de dagelijkse praktijk is. Zowel voor kleine als grote bedrijven geldt, dat de basis goed moet zijn en dat er op een passende wijze moet worden ingespeeld op belangrijke ontwikkelingen.
Wat hoort niet bij personeelszaken?
Soms kan er wat verwarring zijn over de taakverdeling tussen leidinggevenden en HR-medewerkers. Toch is er een duidelijk onderscheid te maken. De taken van een leidinggevende zijn gerelateerd aan het directe management van een team of afdeling en liggen dus niet bij HR:
- Toezicht houden op de dagelijkse werkzaamheden van het team.
- Begeleiden en ondersteunen van teamleden bij hun taken.
- Verdelen en prioriteren van werkzaamheden.
- Voeren van beoordelings- en functioneringsgesprekken.
- Stellen van doelen en targets voor teamleden.
- Evalueren van prestaties en het geven van feedback.
- Begeleiden en coachenvan medewerkers om hun vaardigheden en loopbaanontwikkeling te bevorderen.
- Identificeren van opleidingsbehoeften en zorgen voor relevante trainingsmogelijkheden.
- Creëren van een positieve en productieve werkomgeving.
- Motiveren en inspireren van het team om resultaten te behalen.
- Bevorderen van teamwerk en samenwerking.
- Nemen van operationele beslissingen die van invloed zijn op de afdeling.
- Implementeren van strategische plannen binnen het team.
Als algemeen uitgangspunt geldt dat personeelsmanagement een belangrijke taak is van de managers en leidinggevenden. Om deze verantwoordelijkheid goed te kunnen invullen worden zij ondersteund en geadviseerd door de afdeling personeelszaken.
Wil je meer leren over personeelszaken?
Werk jij als personeelsfunctionaris bij een grote of kleine organisatie en wil je meer leren over personeelsmanagement? De opleiding Human Resource Management A is voor HRM’ers die het vak zijn ingerold zonder gerichte vooropleiding en die een stevig fundament willen leggen.
De cursus Praktisch Personeelsmanagement geeft je inzicht in wat personeelsmanagament inhoudt en hoe je er invulling aan kunt geven. Na afloop heb je een uitgewerkt HR-actieplan voor jouw organisatie.
