Help, ik moet een werkinstructie schrijven

14 mei 2024

Zeker als je in een technische omgeving werkt, krijg je er vroeg of laat mee te maken: werkinstructies. Omdat je ze moet gebruiken in je werk of omdat je ze moet schrijven. Hoe pak je dat laatste nou goed aan? Dat lees je hier! 

Het doel van een werkinstructie

Een werkinstructie is bedoeld om duidelijke, gestructureerde en gedetailleerde richtlijnen te geven voor het uitvoeren van een specifieke taak, procedure of activiteit. Een werkinstructie kan verschillende doelen hebben. 

• Veiligheid: helpt om taken veilig uit te voeren door potentiële gevaren in kaart te brengen, veiligheidsmaatregelen te benadrukken en correcte procedures voor het gebruik van apparatuur en materialen te beschrijven. 
• Efficiëntie: helpt bij het optimaliseren van werkprocessen door de meest efficiënte en effectieve methoden voor het uitvoeren van taken te geven. 

• Nauwkeurigheid: zorgt voor consistentie en nauwkeurigheid in de uitvoering van taken door gedetailleerde stap-voor-stap richtlijnen te bieden. Dit helpt fouten te minimaliseren en de kwaliteit van het werk te verbeteren. 
• Training: te gebruiken als trainingsmateriaal voor nieuwe medewerkers of als naslagwerk voor huidige medewerkers bij nieuwe taken of het verbeteren van vaardigheden. 
• Documentatie: om waardevolle kennis en expertise binnen de organisatie vast te leggen en over te dragen. Dit zorgt voor continuïteit en consistentie, ook als er personele wijzigingen zijn. 

Stappenplan voor een werkinstructie

Een werkinstructie schrijven vraagt om een goede voorbereiding: stap 1 tot en met 3. Daarna volgt het schrijven zelf, stap 3 tot en met 5. De laatste stappen 6 tot en met 9 zijn het toetsen, toegankelijk maken en up-to-date houden van de werkinstructie.  

Stap 1: Begrijp je doelgroep

Bedenk wie de werkinstructie gaat gebruiken en wat voor soort vragen diegene kan hebben. Vaak zijn er drie doelgroepen te onderscheiden:  

• Gebruiker: wil antwoord op de vraag: wat moet ik doen? 
• Monteur: heeft vragen als: wat is er aan de hand, hoe is dit ontstaan, wat is de beste oplossing? 
• Beslisser: wil weten wat de risio’s zijn en de gevolgen van het probleem en wat de resultaten zijn van de oplossing. 

Pas de complexiteit van de instructies aan op basis van het kennisniveau en de achtergrond van de doelgroep. 

Stap 2: Bepaal het doel van de werkinstructie

Bedenk wat het het doel is van de werkinstructie:  

• Collega’s van de assemblage moeten een specifieke controletaak uitvoeren.  
• Door een update moet een machine anders bediend worden dan eerst.  
• De monteur moet een probleem kunnen oplossen.  
• De eindgebruiker moet weten wat hij of zij moet doen als de machine vastloopt.  
• De voorman moet weten hoe hij een probleem kan oppakken. 

Stap 3: Maak een overzicht van de stappen

Maak een gedetailleerde lijst met alle stappen die moeten worden uitgevoerd om het beoogde doel te bereiken. Begin met het algemene proces en breek het vervolgens op in kleinere, gemakkelijk te volgen stappen. Denk goed na welke stappen missen of toegevoegd moeten worden.  

Stap 4: Gebruik duidelijke taal

• Schrijf in eenvoudige en begrijpelijke taal. Vermijd jargon en technische termen die de lezer mogelijk niet begrijpt. Als je technische termen moet gebruiken, leg ze dan kort uit in een aparte sectie of voetnoot. 
• Gebruik bullet points of nummering om de stappen duidelijk te markeren. 
• Formuleer instructies zo SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Resultaat, Tijd) mogelijk: wie, wanneer, hoe, waar, wat en waarom.   

Stap 5: Schrijf oplossingsgericht

Oplossingsgerichte instructies noemen ze ook wel convergente teksten: die leiden de lezer naar een specifiek doel, procedure of resultaat.  

Divergente teksten bieden meer flexibiliteit en ruimte voor interpretatie tijdens het uitvoeren van taken. Ze stimuleren om alternatieve oplossingen te zoeken en geven meer vrijheid bij het uitvoeren van de instructies. Zeker voor meer technische instructies kun je maar beter zo helder en eenduidig mogelijk zijn waardoor divergente instructies minder geschikt zijn.  

Onderstaand voorbeeld maakt het verschil duidelijk:  

“Wat te doen bij een storing?  

Divergent   

Bereik storing wordt rood als deze storing actief is.  

De bereikstoring van elke flowmeter is zodanig ingesteld dat als de flow langer dan 1 minuut boven zijn meetbereik uitkomt, er een melding bij de portier actief wordt gemaakt.  

Convergent 

Lampje van bereik brandt rood.  

1. Sluit de kraan. 
2. Controleer op lekkage. 
3. Wacht op de portier.”

Stap 6: Gebruik beeld

Gebruik afbeeldingen, diagrammen of video’s om de instructies te verduidelijken. Dit helpt om complexe stappen begrijpelijker te maken.  

Stap 7: Test, test, test

Test de instructies in de praktijk. Dit kun je zelf doen, maar nog beter is om een collega of gebruiker te vragen om jouw werkinstructie te gebruiken en te noteren wat beter kan. Pas de instructies aan op basis van deze feedback. 

Stap 8: Maak de werkinstructie goed vindbaar

Zorg ervoor dat de werkinstructies gemakkelijk vindbaar en toegankelijk zijn. Zet ze bijvoorbeeld op een gedeelde schijf, op intranet of maak ze fysiek beschikbaar op de werkplek (denk aan een poster of een geplastificeerd A4-tje). 

Stap 9: Houd de werkinstructie up-to-date

Technologie en procedures veranderen voortdurend, dus check regelmatig of de werkinstructies nog kloppen en pas ze aan als dat nodig is. Zorg ervoor dat je medewerkers daarover informeert en dat de meest recente versie beschikbaar is. Verwijder verouderde versies om verwarring te voorkomen. 

Meer leren?

Wil jij meer leren over het schrijven van werkinstructies? Dat kan! Na het volgen van de training Schrijven van handleiding en instructie schrijf jij handleidingen en instructies die slechts op één manier te interpreteren zijn. En dat wil je! Deze training is ontwikkeld voor engineers, productmanagers, kwaliteits- en veiligheidsfunctionarissen die naast hun technische werkzaamheden te maken krijgen met het schrijven van handleidingen en instructies.